แบบฝึกหัดบทที่1
1.ตอบ เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลข้อมูลระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจักการและใช้งานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถกล่าวได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศต้องมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการดังต่อไปนี้
1) ระบบประมวลผล
2) ระบบสื่อสารโทรคมนาคม
3) การจัดการข้อมูล
2. ตอบ การจัดการข้อมูล จะให้ความสำคัญกับส่วนประกอบที่ 3 ซึ่งมีความเป็นศิลปะในการจัดการรูปแบบและการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ตอบ CPU จะทำหน้าที่ควบคุมการทำงานและการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์ โดยที่เราสามารถเปรียบเทียบ CPU กับ สมองของมนุษย์ที่มีหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ
1) ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์
2) คำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล
4. ตอบ 4 ประเภทดังต่อไปนี้
1) ซูเปอร์คอมพิวเตอร์
2) เมนเฟรมคอมพิวเตอร์
3) มินิคอมพิวเตอร์
4) ไมโครคอมพิวเตอร์ หรือ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
5. ตอบ เห็นด้วยเพราะ คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องที่ทำให้มนุษย์โลกได้นำไปใช้ในการทำงานและมีประโยชน์หลายๆ ด้าน
6. ตอบ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ คือ ชุดคำสั่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดต่อสื่อสาร และ สั่งงานคอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ภาษาคอมพิวเตอร์ เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่าง ผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวกราบรื่น โดยชุดคำสั่งสำหรับใช้งานและควบคุมระบบคอมพิวเตอร์จะถูกเขียนขึ้นจากภาษาคอมพิวเตอร์
7. ตอบ ภาษาในยุคที่ 4 จะเป็นภาษาคอมพิวเตอร์ที่ถูกพัฒนาให้ง่านต่อการเรียนรู้และการนำไปใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้ผู้เขียนชุดคำสั่งและผู้ใช้ที่มีความจำกัดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
8. ตอบ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม ระบบสารสนเทศที่ดีต้องประยุกต์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ และผู้ใช้ที่อยู่ห่างกัน
1) ระบบประมวลผล
2) ระบบสื่อสารโทรคมนาคม
3) การจัดการข้อมูล
2. ตอบ การจัดการข้อมูล จะให้ความสำคัญกับส่วนประกอบที่ 3 ซึ่งมีความเป็นศิลปะในการจัดการรูปแบบและการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ตอบ CPU จะทำหน้าที่ควบคุมการทำงานและการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์ โดยที่เราสามารถเปรียบเทียบ CPU กับ สมองของมนุษย์ที่มีหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ
1) ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์
2) คำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล
4. ตอบ 4 ประเภทดังต่อไปนี้
1) ซูเปอร์คอมพิวเตอร์
2) เมนเฟรมคอมพิวเตอร์
3) มินิคอมพิวเตอร์
4) ไมโครคอมพิวเตอร์ หรือ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
5. ตอบ เห็นด้วยเพราะ คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องที่ทำให้มนุษย์โลกได้นำไปใช้ในการทำงานและมีประโยชน์หลายๆ ด้าน
6. ตอบ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ คือ ชุดคำสั่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดต่อสื่อสาร และ สั่งงานคอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ภาษาคอมพิวเตอร์ เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่าง ผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวกราบรื่น โดยชุดคำสั่งสำหรับใช้งานและควบคุมระบบคอมพิวเตอร์จะถูกเขียนขึ้นจากภาษาคอมพิวเตอร์
7. ตอบ ภาษาในยุคที่ 4 จะเป็นภาษาคอมพิวเตอร์ที่ถูกพัฒนาให้ง่านต่อการเรียนรู้และการนำไปใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้ผู้เขียนชุดคำสั่งและผู้ใช้ที่มีความจำกัดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
8. ตอบ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม ระบบสารสนเทศที่ดีต้องประยุกต์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ และผู้ใช้ที่อยู่ห่างกัน
แบบฝึกหัดบทที่ 2
1.ตอบ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะ รวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสนใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
ตัวอย่าง
เช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3
2.ตอบ ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
เช่น จำนวนยอดขายของตัวแทนจำหน่ายแต่ละคนในเดือนมกราคมจัดเป็นข้อมูล เมื่อนำมาประมวลผลรวมกันทำให้ได้ยอดขายรายเดือนของเดือนมกราคม ทำให้ผู้บริหารสามารถนำยอดขายรายเดือนมาพิจารณาว่ายอดขายเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่ได้ง่ายขึ้น ยอดขายรายเดือนนี้จึงจัดเป็นสารสนเทศ หรือตัวอย่าง เช่น ตัวเลข 1.1, 1.5, และ 1.6 จัดเป็นข้อมูลตัวเลข เนื่องจากเป็นค่าความจริงซึ่งยังไม่สามารถแปลความหมายใดๆ ได้แต่ข้อมูลเหล่านี้จัดเป็นสารสนเทศเมื่ออยู่ในสภาพแวดล้อมที่บ่งบอกความหมายของข้อมูลได้มากขึ้น เช่น เมื่อกล่าวว่า ตัวเลขเหล่านี้คือยอดขายประจำเดือนมกราคม กุมภาพันธ์และมีนาคม โดยมีหน่วยเป็นหลักล้าน จะทำให้ตัวเลขทั้ง 3 มี ความหมายเกิดขึ้น หรืออาจกล่าวได้ว่ายอดขายเฉลี่ยระหว่างเดือนมกราคมถึงมีนาคมมีค่าเท่ากับ 1.4 ล้าน จัดเป็น สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากข้อมูลตัวเลขทั้ง 3
2.ตอบ ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
แตกต่างกันที่ข้อมูล คือ ข่าวสาร ข้อความรูปภาพ เสียง หรือ อะไรต่างๆ ที่อยู่ในหลายๆ รูปแบบซึ่งข้อมูลเหล่านี้ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล หรือจัดกลุ่มเรียบเรียงอะไรทั้งสิ้น ยังไม่สามารถนำไปใช้งานได้ จะแตกต่างกับสารสนเทศ คือ เป็นข้อมูลที่ได้รับการกลั่นกรอง หรือ ประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบ หรือ กรรมวิธีต่างๆ แล้ว เป็นข้อมูลที่สะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งถือว่าเป็นข้อมูลที่ดีที่สุด สามารถอ้างอิงและใช้งานได้เลย
3.ตอบ ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย
2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้ว ยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขาย การผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้า ก็จะส่งผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจ หรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย
3. ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้ เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้า ปริมาณสินค้าคงเหลือ ราคาต่อหน่วย แหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ระยะเวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิด ดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพ ก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศในทุกเรื่อง การขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้น จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า ไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมากเฉพาะในบางด้าน ขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ แต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำการตัดสินใจ
4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ จะต้องตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้น การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างมาก เช่น สนเทศในการบริหารการผลิต การตลาด และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น
5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มา การจัดรูปแบบการวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบ การที่ผู้บริหารมองเห็นสารสนเทศบางเรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไป หรือสูงเกินไป อาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้มา ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด
1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย
2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้ว ยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขาย การผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้า ก็จะส่งผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจ หรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย
3. ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญ เช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไป ก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้ เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้า ปริมาณสินค้าคงเหลือ ราคาต่อหน่วย แหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ระยะเวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิด ดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพ ก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศในทุกเรื่อง การขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้น จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า ไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมากเฉพาะในบางด้าน ขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ แต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำการตัดสินใจ
4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ จะต้องตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้น การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างมาก เช่น สนเทศในการบริหารการผลิต การตลาด และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น
5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มา การจัดรูปแบบการวิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบ การที่ผู้บริหารมองเห็นสารสนเทศบางเรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไป หรือสูงเกินไป อาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้มา ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด
4.ตอบ ทุกวันนี้ธุรกิจภาคเอกชน ทั้งที่มีขนาดใหญ่และขนาดเล็กล้วนต้องการสารสนเทศด้วยเหตุผลต่าง ๆ กัน ในการทำธุรกิจนั้น บริษัทและผู้บริหารต้องการสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ การตัดสินใจ และการแก้ปัญหา หากไม่มีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะต้องตัดสินใจหรือแก้ปัญหาแล้ว การตัดสินใจก็อาจจะผิดพลาดและก่อให้เกิดความเสียหายได้ ด้วยเหตุนี้เองการจัดเก็บสารสนเทศที่ถูกต้องและเหมาะสมเอาไว้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถค้นคืนมาใช้ได้เมื่อจำเป็นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการที่จะทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
แม้ว่าการพัฒนาระบบสารสนเทศส่วนใหญ่จะมีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยประกอบการทำงาน และ ช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา นอกจากนี้ยังมีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อให้บริษัทและหน่วยงานใช้สำหรับการวางแผนพัฒนาบริษัทและหน่วยงานในระยะยาว ระบบสารสนเทศแบบนี้เรียกว่า ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information System หรือ SIS) บริษัทและหน่วยงานสามารถบรรลุความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ได้โดยการใช้กลยุทธ์ในการเสริมสร้างจุดแข็งให้มากที่สุด ความได้เปรียบในการแข่งขัน (competitive advantage) และ ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ (strategic advantage) ในความหมายเดียวกัน กลยุทธ์ทางธุรกิจนั้นปกติหมายถึงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ตลาดใหม่ และ บริการแบบใหม่ ซึ่งรวมแล้วมีความหมายว่าพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้สอดคล้องต่อความต้องการของลูกค้าที่ยังไม่มีใครตอบสนองมาก่อน การเปลี่ยนบริการให้รองรับลูกค้ากลุ่มใหม่ได้ การผูกมัดใจลูกค้าเดิมให้ภักดีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เรามีอยู่ หรือการดำเนินการใด ๆ ที่เพิ่มคุณค่าให้แก่บริษัท
แม้ว่าการพัฒนาระบบสารสนเทศส่วนใหญ่จะมีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยประกอบการทำงาน และ ช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา นอกจากนี้ยังมีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อให้บริษัทและหน่วยงานใช้สำหรับการวางแผนพัฒนาบริษัทและหน่วยงานในระยะยาว ระบบสารสนเทศแบบนี้เรียกว่า ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information System หรือ SIS) บริษัทและหน่วยงานสามารถบรรลุความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ได้โดยการใช้กลยุทธ์ในการเสริมสร้างจุดแข็งให้มากที่สุด ความได้เปรียบในการแข่งขัน (competitive advantage) และ ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ (strategic advantage) ในความหมายเดียวกัน กลยุทธ์ทางธุรกิจนั้นปกติหมายถึงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ตลาดใหม่ และ บริการแบบใหม่ ซึ่งรวมแล้วมีความหมายว่าพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้สอดคล้องต่อความต้องการของลูกค้าที่ยังไม่มีใครตอบสนองมาก่อน การเปลี่ยนบริการให้รองรับลูกค้ากลุ่มใหม่ได้ การผูกมัดใจลูกค้าเดิมให้ภักดีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เรามีอยู่ หรือการดำเนินการใด ๆ ที่เพิ่มคุณค่าให้แก่บริษัท
5.ตอบ ปัจจุบันองค์การสามารถพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยตนเองหรือให้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้าดำเนินการ โดยการออกแบบและพัฒนา MIS ที่สอดคล้องตามหลักการ ระบบก็จะสามารถอำนวยประโยชน์ให้กับองค์การได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศต้องคำนึงถึงคุณสมบัติที่สำคัญของ MIS ต่อไปนี้
1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation)
ระบบสารสนเทศที่ดีต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ปรกติข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าสู่ MIS ควรที่จะได้รับการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนารูปแบบ เพื่อให้ความทันสมัยและเหมาะสมกับการใช้งานอยู่เสมอ
2. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
ระบบสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างขององค์การ ถ้าสารสนเทศบาง
ประเภทรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดความเสียโอกาสทางการแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ ความสูญเสียที่เกิดขึ้นอาจจะเกิดจากความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบ จะมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพและความเป็นอยู่ขององค์กร
ระบบสารสนเทศที่ดีต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ปรกติข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าสู่ MIS ควรที่จะได้รับการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนารูปแบบ เพื่อให้ความทันสมัยและเหมาะสมกับการใช้งานอยู่เสมอ
2. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
ระบบสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างขององค์การ ถ้าสารสนเทศบาง
ประเภทรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดความเสียโอกาสทางการแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ ความสูญเสียที่เกิดขึ้นอาจจะเกิดจากความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบ จะมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพและความเป็นอยู่ขององค์กร
3. ความยืดหยุ่น (Flexibility)
สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขันทางการค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสน เทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขันทางการค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสน เทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
4. ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction)
ปรกติระบบสารสนเทศ ถูกพัฒนาขึ้น โดยมีความมุ่งหวังให้ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ในงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งาน ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น โดยการพัฒนาระบบต้องทำการพัฒนาให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทำให้ผู้ใช้พอใจกับระบบ เมื่อผู้ใช้เกิดความไม่พอใจกับระบบ ทำให้ความสำคัญของระบบลดน้อยลงไป ก็อาจจะทำให้ไม่คุ้มค่ากับการลงทุนได้
ปรกติระบบสารสนเทศ ถูกพัฒนาขึ้น โดยมีความมุ่งหวังให้ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ในงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งาน ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น โดยการพัฒนาระบบต้องทำการพัฒนาให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทำให้ผู้ใช้พอใจกับระบบ เมื่อผู้ใช้เกิดความไม่พอใจกับระบบ ทำให้ความสำคัญของระบบลดน้อยลงไป ก็อาจจะทำให้ไม่คุ้มค่ากับการลงทุนได้
6.ตอบ 3 ระดับ ได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการระดับกลาง และหัวหน้าพนักงานระดับปฏิบัติงาน
7.ตอบ MIS จะช่วยผู้บริหารในการเข้าถึงข้อมูล เพื่อนำมาประกอบการวางแผนตรวจสอบการการดำเนินงาน โดยระบบสารสนเทศช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสาเหตุและทำการแก้ปัญหาถ้าเกิดสิ่งผิดปกติขึ้นในการดำเนินงาน กิจกรรมของระบบสารสนเทศที่กล่าวมาจะส่งผลให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมี่ประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในสภาวะทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงเช่นในปัจจุบัน นอกจากนี้ระบบสารสนเทศที่ดีควรมีความยืดหยุ่น เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนการทำงานให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ได้ตลอดเวลา
8.ตอบ 1. การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสร้างประสิทธิภาพ และความพร้อมในการแข่งขันให้กับองค์การ
2. เข้าใจความต้องการของระบบและองค์การในสภาพแวดล้อมยุคโลกาภิวัตน์
3. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสนับสนุนการพัฒนาคุณภาพในการดำเนินงานทั่วทั้งองค์การ
4. มีส่วนร่วมในการออกแบบและการพัฒนาโครงสร้างระบบสารสนเทศรวมขององค์การ
5. บริหารและตัดสินใจในการสรรหาและคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารโทรคมนาคม
6. จัดการและควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อผู้เกี่ยวข้อง เช่น บุคลากรลูกค้า ผู้ขายวัตถุดิบ และต่อองค์การ
7. ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงานแก่ผู้ใช้อื่น
8. เข้าใจประเด็นสำคัญด้านจริยธรรมที่เกียวกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
2. เข้าใจความต้องการของระบบและองค์การในสภาพแวดล้อมยุคโลกาภิวัตน์
3. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสนับสนุนการพัฒนาคุณภาพในการดำเนินงานทั่วทั้งองค์การ
4. มีส่วนร่วมในการออกแบบและการพัฒนาโครงสร้างระบบสารสนเทศรวมขององค์การ
5. บริหารและตัดสินใจในการสรรหาและคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารโทรคมนาคม
6. จัดการและควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อผู้เกี่ยวข้อง เช่น บุคลากรลูกค้า ผู้ขายวัตถุดิบ และต่อองค์การ
7. ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงานแก่ผู้ใช้อื่น
8. เข้าใจประเด็นสำคัญด้านจริยธรรมที่เกียวกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
9.ตอบ โครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังต่อไปนี้
1)หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analysis and Design Unit)
2)หน่วยเขียนชุดคำสั่ง (Programming Unit)
2)หน่วยปฏิบัติการและบริการ (Operations and Services Unit)
10.ตอบ 7 ประเภท ดังนี้
1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ
2. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง
4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์
5. ผู้จัดตารางเวลา
6. พนักงานจัดเก็บและรักษา
7. พนักงานจัดเตรียมข้อมูล
11.ตอบ เพราะเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือเราเรียกว่า IT ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคม อีกทั้ง IT มีอิทธิพลอย่างมากในเรื่องการกระจายอำนาจ ทรัพย์สิน สิทธ์ และความรับผิดชอบ ดังนั้นจริยธรรมจึงเป็นสิ่งสำคัญของผู้ที่ทำงานและผู้ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ที่จะต้องตระหนักและให้ความสำคัญ
12.ตอบปัจจุบันการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างกว้างขวางกลายเป็นยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศหรือยุคข้อมูลข่าวสาร และก่อให้เกิดประโยชน์ต่อมนุษย์ชาติอย่างมหาศาลนั้น หมายถึง ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ซึ่งการเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตามย่อมมีผลกระทบต่อบุคคล องค์การ
แบบฝึกหัดบทที่3
1. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
1.1 ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองศ์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององศ์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
1.2 ตอบ TPS มีหน้าที่หลัก 3 ประการดังต่อไปนี้
1. การทำบัญชี
2. การออกเอกสาร
3. การทำรายงานควบคุม
1.3 ตอบ 1. การป้อนข้อมูล
2. การประมวลผล
3. การปรับปรุงข้อมูล
4. การผลิตรายการ
5. การให้บริการ
2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
2.1 ตอบ MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสาร สำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหารเนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้บริหารงานมีประสิทธิภาพ
2.2 ตอบ MRS แบ่งออกได้เป็น 4 ประเภทดังต่อไปนี้
1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจะเดือน เป็นต้น
2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น และทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององศ์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิกการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่า การวิจัยขั้นดำเนินงาน
2.3 ตอบ 1. การวางแผน
2. การตรวจตอบ
3. การควบคุมการจัดการ
2.4 ตอบ 1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรลุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควาบรรลุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรลุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น
4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรลุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่า เป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
3. ตอบ ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
4.1 ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด
4.2 ตอบ ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ภายในองศ์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญดังต่อไปนี้
- การประมวลคำ
- การผลิตเอกสารหลายชุด
- การออกแบบเอกสาร
- การประมงลรูปภาพ
- การเก็บรกษา
4.3 ตอบ ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจักการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้
- โทรสาร
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- ไปรษณีย์เสียง
4.4 ตอบ ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซื่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประมทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภทดัง่อไปนี้
- การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
- การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
- การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
- โทรทัศน์ภายใน
- การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
4.5 ตอบ ระสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้
- ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
- ระบบจัดระเบียบงาน
- คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
- การนำเสนอประกอบภาพ
- กระดานข่าวสารในสำนักงาน
1.1 ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองศ์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององศ์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต
1.2 ตอบ TPS มีหน้าที่หลัก 3 ประการดังต่อไปนี้
1. การทำบัญชี
2. การออกเอกสาร
3. การทำรายงานควบคุม
1.3 ตอบ 1. การป้อนข้อมูล
2. การประมวลผล
3. การปรับปรุงข้อมูล
4. การผลิตรายการ
5. การให้บริการ
2. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
2.1 ตอบ MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสาร สำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหารเนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้บริหารงานมีประสิทธิภาพ
2.2 ตอบ MRS แบ่งออกได้เป็น 4 ประเภทดังต่อไปนี้
1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจะเดือน เป็นต้น
2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น และทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององศ์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่ค้างชำระ เป็นต้น
3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ใช้ข้อสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิกการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่า การวิจัยขั้นดำเนินงาน
2.3 ตอบ 1. การวางแผน
2. การตรวจตอบ
3. การควบคุมการจัดการ
2.4 ตอบ 1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรลุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควาบรรลุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรลุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น
4. สามารถพิสูจน์ได้ (Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรลุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่า เป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
3. ตอบ ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้างซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
4. จงตอบคำถามข้อย่อยต่อไปนี้
4.1 ตอบ ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด
4.2 ตอบ ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ภายในองศ์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสำคัญดังต่อไปนี้
- การประมวลคำ
- การผลิตเอกสารหลายชุด
- การออกแบบเอกสาร
- การประมงลรูปภาพ
- การเก็บรกษา
4.3 ตอบ ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-Handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารในสำนักงาน โดยการจักการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้
- โทรสาร
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- ไปรษณีย์เสียง
4.4 ตอบ ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซื่งอยู่กันคนละที่ ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประมทางไกลแบ่งออกเป็น 5 ประเภทดัง่อไปนี้
- การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
- การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
- การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
- โทรทัศน์ภายใน
- การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
4.5 ตอบ ระสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้
- ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
- ระบบจัดระเบียบงาน
- คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
- การนำเสนอประกอบภาพ
- กระดานข่าวสารในสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น